失注メールへの返信方法は？シーン別の返信例文やポイントも解説！

監修：田中博基（たなかひろき)

コンテンツマーケター

株式会社ピクルスのコンテンツマーケター。SEOライティング歴7年。月間250万PVのメディア運用に携わる。現在はコンテンツマーケ全般のチャネル運営を統括。失注分析や成約率アップに有効な診断コンテンツを10年以上制作してきた、ピクルスの知見を発信中。

しかし、返信することで顧客との良好な関係を構築し、今後のビジネスにつなげられるなど多くのメリットがあります。

今回は失注メールへ返信すべき理由やシーン別の返信例文、返信時のポイントについて解説します。
診断コンテンツの活用による効果的な返信方法も紹介するので、失注メールへの返信方法に悩んでいる方はぜひ参考にしてください。

※当コンテンツは、商談化率や成約率アップに効果的な診断作成ツール、「ヨミトル」を提供するピクルスが監修しています。

失注メールへ返信すべき理由

失注メールに返信すべき理由は、主に以下の2点が挙げられます。

・顧客への印象をアップさせる
・顧客との良好な関係を構築できる

今後のビジネスに良い影響を与えるため、失注したからといってなおざりにせず、顧客に適切なメールを返信しましょう。

顧客への印象をアップさせる

1点目は顧客への印象をアップさせられるからです。

失注メールに対して返信することで「失注しても丁寧に対応してくれる」と評価され、自社の印象をアップさせられます。
顧客に良い印象を持ってもらうためにも、定型文ではなく顧客の状況に合わせた文面で返信しましょう。

また、失注メールに対する返信で、自社商品・サービスに関する情報を提供することも有効です。
今回は成約に結びつかなくても、変わらず自社の商品やサービスの情報を提供すれば、顧客の興味を惹き続けられます。
顧客にとって「有益な情報を提供してくれる」と印象付けられれば、企業に対する信頼も向上し今後の商談に良い影響を与えられるでしょう。

顧客に提供するギフトとしては、「お役立ちコンテンツ」もおすすめです。
たとえば弊社では、「診断コンテンツ」をメール配信したことでクリック率が最大4%ほど高まった実績があります。

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下記のリンクより、必要情報を入力すると閲覧できるので、ぜひチェックしてみてください。

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顧客との良好な関係を構築できる

2点目は顧客との良好な関係を構築できるからです。

商談中は積極的に連絡を取り合っていたのに、失注した途端に連絡しなくなれば「商品を売ることだけが目的だったのか」と相手の印象を損なってしまいます。
失注後も連絡を取り合えば、互いの信頼関係が途切れることを防ぎ、次回の商談などで声をかけてもらいやすくなるでしょう。

また、失注に至った理由が「自社商品やサービスに対する不満」であった場合は、改善策を提示することで再検討を促せます。

失注メールに対して返信することで、顧客と継続的な関係を構築でき、次回商談や再検討などのチャンスを生み出しやすくなるでしょう。

【シーン別】失注メールへの返信例文7選

ここでは、以下7つのシーン別に失注メールへの返信例文を紹介します。

・見積もりで失注した時
・入札で失注した時
・コンペで失注した時
・商談で失注した時
・新規営業・提案を断られた時
・接待を断られた時
・失注理由を確認したい時

上記シーンに該当する場合は、これから紹介するメール返信例文を参考にしてください。

見積もりで失注した時の返信メール例文

株式会社〇〇
〇〇部　〇〇様

お世話になっております。

この度は弊社に見積もりを依頼いただき、誠にありがとうございました。

見積もりの検討結果につきまして、今回はお見送りとのこと承知いたしました。
提出いたしました見積もりが貴社のご予算やニーズに合わず、お見送りとなってしまったことを大変残念に思っております。

今回は残念な結果となりましたが、今後も貴社のお力になれるよう、誠心誠意努力いたします。

もし何かご質問やご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
また、今後も機会がございましたら、ぜひ弊社にご依頼いただけますよう心よりお待ちしております。

株式会社〇〇
〇〇部　〇〇

入札で失注した時の返信メール例文

株式会社〇〇
〇〇部　〇〇様

お世話になっております。
この度は入札の機会をいただき誠にありがとうございました。

入札結果につきまして、今回はお見送りとのこと承知いたしました。
残念ながら貴社にとって最適な提案を行えず、お見送りとなってしまったことを心よりお詫び申し上げます。

今後も貴社に別の機会でお力になれるよう、より一層努力してまいります。
もし今後、弊社製品をご検討いただける機会がございましたら、心よりお待ち申し上げております。

何かご不明点やお気づきの点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

株式会社〇〇
〇〇部　〇〇

コンペで失注した時の返信メール例文

株式会社〇〇
〇〇部　〇〇様

お世話になっております。
ご丁寧にご連絡をいただき感謝申し上げます。

この度のコンペの結果、弊社サービスの採用をお見送りになるとのこと承知いたしました。
貴社にご満足いただける提案をできず、誠にお詫び申し上げます。

この度は残念な結果となりましたが、今後も貴社のお力になれるよう弊社一丸となって尽力する所存です。

もし今後、弊社サービスをご検討いただける機会がございましたら、お気軽にお問い合わせいただけますと幸いです。

何かご不明点やお気づきの点がございましたら、お気軽にご連絡ください。

株式会社〇〇
〇〇部　〇〇

商談で失注した時の返信メール例文

株式会社〇〇
〇〇部　〇〇様

お世話になっております。
この度は弊社との商談を受けていただき、誠にありがとうございました。

先日の提案内容につきまして、お見送りになるとのこと承知いたしました。
貴社のご要望に沿った提案を行えず、お見送りとなってしまったことを心よりお詫び申し上げます。

貴社からいただいたご要望やご提案は弊社商品に反映させ、お客様にご満足いただけるようより一層努力してまいります。

もし今後、弊社商品をご検討いただける機会がございましたら、心よりお待ち申し上げております。
何かご不明点やお気づきの点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

株式会社〇〇
〇〇部　〇〇

新規営業・提案を断られた時の返信メール例文

株式会社〇〇
〇〇部　〇〇様

お世話になっております。
お忙しい中ご連絡をいただき、感謝申し上げます。

貴社のご状況について承知いたしました。
この度は貴社の状況に応じた提案ができず、誠に申し訳ありませんでした。

今回は残念な結果となりましたが、別の形で貴社のお力になれるよう尽力いたします。
貴社に役立つ情報や提案がありましたら、今後も提供させていただけると幸いです。

何かご不明点やお気づきの点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
今後ともご要望がございましたら、誠心誠意対応してまいります。

株式会社〇〇
〇〇部　〇〇

接待を断られた時の返信メール例文

株式会社〇〇
〇〇部　〇〇様

お世話になっております。
ご丁寧に返信をいただきありがとうございました。

今回はご予定が合わないとのことで、辞退の旨承知いたしました。
直前でのお誘いとなったこと、誠に申し訳ありませんでした。

改めて機会がございましたら、お食事等の場で今後のご相談をできますと幸いです。
貴社のご要望に応えられるよう誠心誠意取り組んで参りますので、何か気になることがございましたらお気軽にお問い合わせください。

株式会社〇〇
〇〇部　〇〇

失注理由を確認したい時の返信メール例文・聞き方

株式会社〇〇
〇〇部　〇〇様

お世話になっております。
この度は弊社の提案をご検討いただき誠にありがとうございました。

ご契約を見送られるとのことで、承知いたしました。
貴社のニーズに沿った提案ができなかったこと、誠にお詫び申し上げます。

私個人としましては、最適な提案を行い貴社の新規事業を後押ししたいと考えておりましたので、自身の力不足を反省しております。

差し支えなければ、この度の提案がお見送りとなった理由をお伺いできないでしょうか？
今後の提案に役立てるため、貴重なご意見をお伺いできますと幸いです。

もしお時間がございましたら、お電話やメールなどでご連絡いただけますと幸いです。
貴社のご期待に添えるよう改善に努めて参りますので、今後ともよろしくお願い申し上げます。

株式会社〇〇
〇〇部　〇〇

失注メール返信時のポイント

失注メールを返信する際には、以下5つのポイントを意識して丁寧な文章を書くことが大切です。

失注後も顧客と良好な関係を築き、成約などの成果につなげるためにも失注メールへの返信は上記ポイントを意識しましょう。

検討してくれた事に対してお礼を述べる

1点目は、自社商品・サービスを検討してくれた事に対してお礼を述べることです。

失注となったものの、取引先は労力や時間をかけて自社の提案を検討してくれています。
そのことに対してお礼の気持ちを伝えることはマナーであり、信頼関係構築にも大きな影響を与えます。

今後の関係性を良好にし再度提案の機会をもらえるよう、検討してくれた事へのお礼をまずは伝えましょう。

例えば「この度は弊社商品をご検討いただき、誠にありがとうございました。」といった言葉を使い、お礼の気持ちを伝えます。

文面は提案内容などに応じて適宜編集し、感謝の意が伝わりやすいように作成することが大切です。

断りを受け入れた旨をしっかり伝える

2点目は、断りを受け入れた旨をしっかり伝えることです。
お見送りとなったことに曖昧な回答をしてしまうと、相手に「断ったのにまた何か提案してくるのでは？」と不安を与えてしまい、自社の印象が悪くなります。

「提出いたしました見積もりについて、今回はお見送りとのこと承知いたしました」と相手の断りを受け入れた旨をはっきり伝えます。

ちなみに一度失注した場合、よほどのことがない限りは受け入れ、再度別製品の商談などでアプローチしましょう。

期待に応えられなかった事へお詫びする

3点目は、期待に答えられなかった事へお詫びすることです。

特に接待の日程調整などでは相手に相当な労力や時間を割いてもらっているため、必ずお詫びの文面を添えましょう。
具体的には「今回は弊社の力不足により、ご期待に添えず大変申し訳ございませんでした。今後は貴社のニーズに沿った提案ができるよう、更なる努力を重ねて参ります」などと伝えます。

このようにお詫びの文面とともに今後の方針を伝えることで、再度商談機会などのチャンスを得られるように努めることが大切です。

継続的な関係を促す言葉で締める

4点目は継続的な関係を促す言葉で締めることです。

失注メールへ返信する際の締めくくりは、相手と今後の継続関係を促す言葉であることが望ましいです。
具体的には「今回は残念な結果となりましたが、今後も機会がございましたら弊社製品をご検討のほどよろしくお願いいたします」などと伝えます。

また、今後も良好な関係を築けるよう、電話連絡や直接面会などで積極的にコミュニケーションをとっていくことも重要です。

診断コンテンツを活用する

5点目は、診断コンテンツを活用することです。

診断コンテンツとは、ユーザーが複数の質問に回答し、その結果を分析して診断結果を表示させるユーザー参加型コンテンツのことです。

診断コンテンツはコンテンツマーケティングの1つとして用いられますが、内容を工夫することで失注後の顧客獲得施策として活用できます。

例えば、失注メールに対する返信で、下記のような企業のマーケティング課題を把握できる診断コンテンツに取り組んでもらえれば、顧客課題の把握や顧客に課題を自覚させる手段として活用できます。

「マーケティング課題診断」

上記の診断結果からマーケティングにおける企業の課題を把握でき、課題に対する適切な提案を行うことで、提案の成約率向上に結びつくでしょう。
もしくは、診断コンテンツで得られた結果をもとに失注となった提案を見直すことで、再検討に繋げられる可能性もあります。

失注後にただメールを返信するだけでなく、企業課題の把握に役立つ診断コンテンツを作成し取り組んでもらうことで、失注後でも顧客獲得のチャンスが生まれます。
失注要因の分析にも活用できるため、成約率・売上を向上させたい方はぜひ診断コンテンツを活用してください。

B to Bにおける診断コンテンツを活用した顧客獲得ポイントなどを以下の記事で解説しているので、気になる方はチェックしておきましょう。

参考：ピクルス「顧客獲得を効率化する診断コンテンツとは？【リード獲得、商談化、成約】」

また、診断コンテンツを活用したリード獲得や有効商談数の増加には、診断コンテンツ作成ツール「ヨミトル」の利用がおすすめです。

豊富なテンプレートから自社オリジナルの診断コンテンツを簡単に作成できるため、コンテンツ制作経験がなくても診断コンテンツを用いた顧客獲得施策を実行できます。

診断コンテンツを活用した顧客獲得には、診断コンテンツとともに専用ツール「ヨミトル」もぜひ検討してください。

参考：B to B顧客獲得ツール　診断クラウド「ヨミトル」

まとめ

失注メールへの返信は顧客との良好な関係を構築し、今後のビジネスにつなげる上で重要です。

失注メールへの返信で大切なことは、検討していただいたことへの感謝などを伝え、相手からの印象をアップさせ継続的な信頼関係を構築することです。

また、診断コンテンツを活用することで、失注要因の分析や顧客課題の把握ができ成約率向上にもつながります。

失注メールへの返信に迷ったら、今回の内容を参考にしてみてください。